一、前言
随着生产线自动化程度的不断提高，工业生产过程中产生了越来越多的纸质文件，这对企业的电子化文件管理提出了更高的要求。有必要进一步探讨当前电子文件管理中的常见问题。
二.石油工业电子设备文件管理中的问题
石油公司虽然长期实行无纸化办公，但在电子化文件管理的过程中并没有完整的系统，很多纸质文档往往因为缺乏有效的维护而损坏丢失，对这些电子文档的使用造成了很大的影响。
具有草案性质的纸质文件必然会忽略它。目前，办公软件的应用还处于发展状态，很多单位经常使用电脑进行制图。打印出正式的纸质材料后，这些电子稿会被直接忽略，导致电子稿的作用没有得到充分发挥。
电子图片的备案程序不太合理。目前，自动化办公系统还存在许多不完善之处，尤其是缺少归档文件。虽然很多计算机系统都有存档功能，但是他们并没有把这些文档放到可以离线工作的载体上。一旦计算机系统出现问题，就会对电子文档造成严重的破坏，直接导致各种电子文档的丢失。
电子文档的存储载体不是很安全。目前，许多数字文件直接存储在硬盘上。如果计算机系统出现故障，很容易造成数据丢失。在管理过程中，很多文件的存储位置往往不合理，一些重要信息甚至可能直接存储在u盘中。u盘是一种电存储芯片，故障率高。这些硬盘一旦出现故障，将直接导致文件丢失，给企业带来直接损失。
纸质文件的三大特点
电子图片不是直观的文件，可以通过网络信息工具直接读取和管理，而且可以轻松复制，这样可以更快地复制大文件。电子文档高度依赖于系统，然后由计算机和其他设备进行处理和传输。电子图片信息可实施性太强，容易被修改，因此可以快速共享文件。因为数字文件是数字信息，所以存储环境和纸质文档往往有很大的区别。对储存环境面积要求不高，但室内湿度和防磁要求高。
四是着力做好电子图片管理工作
建立和完善电子文件管理系统。目前石油行业电子文件管理问题的出现，很大程度上是因为缺乏相关的管理制度。为进一步规范石油行业电子文件管理，需要建立完整的电子文件管理系统，成立专门部门做这部分工作，并根据行业电子文件管理的特点建立一套标准化的电子文件管理流程，确保所有电子文件管理工作都能顺利开展。通过建立完善的电子文件管理系统，可以详细规定相关单位的工作内容。一旦电子文件管理出现问题，可以**时间及时追究相关情况的责任，纸质文件可以全程严格管控。
前端控制是电子文件管理的前端，主要用于对人员的数据库操作行为进行有效控制，使数据操作员能够按照国家规范主动操作文件。文件制作完成后，要及时保存，各类电子稿文件要及时分类保存。对于一些重要的电子文档，也要上传到专门的数据库信息进行备份处理，避免这些文件因自身电子计算机的损坏而造成严重的损坏。
第五，采用文档一体化的管理思想。
电子文本集成管理模式采用前沿技术，通过虚拟、开放、灵活的手段管理电子图片文件。档案机构应当通过网络对主要单位制作的电子文本进行统一管理，包括计算机、图像和文本扫描、光盘存储等手段，并根据这些电子文档的特点设置电子工作材料。电子档案的组织可以委托给部门。组织完成后，将通过互联网以规范的格式传输到档案机构，使档案机构能够对这些档案进行分类、整理和编目，并及时存储在档案机构的客户中。为了防止文件丢失，一些重要的文件也可以存储在相关的服务器上，可以多做几次备份，避免文件因为网络故障而完全丢失的现象。
第六，做好网络管理安全
目前，网络安全问题非常突出，网络黑客和计算机病毒层出不穷。一旦入侵油田企业的网络实施，就可能造成电子档案丢失、被盗、损坏。为了避免完全网络问题的发生，企业自身根据互联网安全维护现状做好安全管理网络。
做好计算机网络安全防护。
为了保证计算机的信息安全能力，必须在计算机安全技术的应用上下功夫，合理舒适地配置计算机，保持计算机的网络防护开启，及时升级计算机安全漏洞，避免这些漏洞引发的入侵事件。为了进一步提高计算机的防病毒意识，我们必须根据计算机的使用特点使用各种杀毒软件，及时对计算机进行病毒扫描。为了减少计算机携带病毒的可能性，计算机操作人员应在计算机操作过程中按照规范操作。他们不应该浏览各种未知的网站。对于所有下载的资源，它们必须先扫描病毒，然后才能应用。
目前硬件病毒防护的发展技术非常迅速，其病毒查杀更加高效，不消耗各种服务器资源，应该积极应用。
随着时代的不断发展，能源企业中各种纸质文件的数量不断增加，对企业的发展起着越来越重要的作用。
针对目前电子文件管理存在的问题，要引起足够重视，认真研究问题产生的原因，及时采取针对性措施，逐步建立电子文件管理系统，*大限度地保证纸质文件的安全系数。
