随着知识爆炸的到来，传统载体档案数字化数量增多，中共中央组织部发布《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求重点推进传统载体档案数字化，切实推进档案保管网络化、网络化。
新《档案法》修订版还增加了档案数字化的规定。随着乡镇档案局新馆建设的完成，数字档案馆（室）的建设将是下一阶段的重点，因此档案数字化处理的重要工作将逐步展开。国家档案馆2017年8月发布的《纸质档案数字化规范》规定了纸质档案数字化设备的要求和管理规定，山东省也对《文书档案目录数据采集规范》进行了修订。这些部门规章对市级档案馆档案数字化具有重要意义（室）。
但是在工作进展的过程中，会因各档案馆（室）却处于不同的情况，遇到了奇怪等细节。因此，需要根据不同情况，解决现场遇到的问题，从而档案数字化规范处理结果的管理，便于其利用。
加工程序的选择
档案数字化加工主要有两种形式。一是档案室（室）及时组织自己的处理，二是外包给有资质的公司，各有利弊。自行处理有利于档案的保密和保存保护。
但从预扫描、扫描、图像处理、质检、图像合成、目录描述，到数据验收、数据勾连，每道工序一人需要8-10人，而档案馆（室）普通人分散，完全满足工序间人员的要求。但从社会角度来看，招聘在专业性方面是可以保证的，涉及到很多人事管理问题。此外，还需要自己购买文件扫描、图像处理等各种设施和软件，需要投入大量资金。外包服务模式，因为公司项目专业化管理，人员设备不用担心档案机构。只要档案数字化方案制定合理，档案机构管理得当，档案数字化的效率和质量还是可以保证的。因此，对于大规模档案数字化加工，笔者还是以外包企业为主。
数字处理的监督和指导
（一）生产计划的确认
纸质档案数字化方案要求各种数字化对象、创作目标、工作内容、数字化产品方法和主要技术性能、验收依据、人员配置、任务分工、总体方案、安全生产措施等。技术规范:根据《纸质档案数字化规范》的基本条件，我们采用了像素分辨率为300DPI的负片扫描仪和原始扫描方式，制作了文字识别合成一个双层PDF。这些索引完全适合档案的存取和利用，也有利于后期的检索系统。此外，他们基本上保证了档案的模拟复制和展示。
生产要求。值得一提的是，档案目录数据库系统的建立必须与省档案馆开始实施的《文书档案目录数据采集规范》中规定的字段和字段值保持一致，有利于下一步目录数据的在线访问和全省档案目录数据的统一。
（二）加工场所的监督和指导
国家档案馆（室）应指定一名负责人负责处理地各部门的沟通、指导和监督，建立问题反映机制，对处理模式中遇到的问题及时给予反馈和纠正，积极总结、指导类似问题，减少重复劳动，确保数字档案全过程的安全、进度和质量。
1.预扫描采集注意事项
排版问题。国家档案馆馆藏有大量解放后的旧档案。这些档案环境复杂，纸质差，扫描处理费时。有些文件是垂直排版的，从左到右，从上到下。不同的排版方法出现在同一个文件中。如果前整理者不注意，很容易造成扫描顺序前后混乱。这就要求在扫描前和扫描过程中要强调这个问题，以免扫描顺序混乱。
2.分段问题。主要是指涉及到很多名字的民生档案，比如干部职工的分配函。这类档案每年会有2-3卷，每卷100-200页，每一页都涉及一个人的分配和移交。这类文件建议一人一份或10人一份，记录文件标题时要显示每个人的姓名。基本上档案管理软件的检索功能并不完善，即使有检索功能，对笔迹的识别准确率也很低。因此，仍然需要在目录的标题中清楚地显示出来，或者设置一个专门的名称目录，这样可以方便检索，提高检索效率。此外，教育局的本科生整理工作分配表、知青信息采集表等多种姓名的档案，如何记录便于检索，是否设置专门的姓名目录或以标题或备注等方式展示。，也值得讨论。
3.专业档案单独处理问题。市级档案馆（室）一般保存较多文书档案，但也有不少与民生相关的专业档案馆，如学籍档案、婚姻档案馆、土地延伸档案馆等。这些专业档案的分类和目录信息与文书档案不同。比如学籍档案一般按照高校档案的分类标准进行分类，这与文书档案的机构（问题）在档案号编制上的分类不同。如果文件号编译规则为文书档案"全宗号。-目录号。-案件号。-PartNo。”都使用了，混淆在一起会很容易导致文件编号编译。对于目录信息，婚姻档案目录应设置姓名、婚前日期、籍贯等字段。土地扩展包的档案是按照乡镇、行政村和户主的名字排列的，这些信息需要在目录字段中设置。因此，专业文件需要在文件系统中设置不同的节点，并根据需要设置目录字段，以便更有效地显示所需信息。
（三）扫描图像处理问题
一般需要旋转、纠偏、去污、切割扫描过程。但是，对于一些特殊尺寸的文件，我不建议剪切。例如，工作分配和就业协议或户籍证明的存根大小为64。扫描时建议按照A4扫描，切白边时不建议切掉，因为切白边后的图像会放大，印章也会随之放大，作为证书打印时会略有失真，不利于与原印章对比，有些人会担心作为证书。
（四）字体识别问题
难认的字大多是手写的，或者写得太差认不出来，或者是简体字或者是非标准异体字。一般要根据语义的意思进行验证。比如当时字典里没有“威”字，搜狗输入法里也没有“威”字，但它是一个电子文档。按照语义，应该是代表电的力量的单位。考虑到“kW”的换算关系，结合上下文，确定为“kW”。还有，“罗”“汉”“谢”是不规范的正字法文字，需要经历过文字改革过程的人进行识别和确认，才能使文书的标题完整准确。*难确定的是学籍档案中的姓名、干部职工的证明信等与姓名相关的档案，一般只出现一次，通篇没有语义参照。为了识别一个字，有些人需要查阅一些家谱，从几代姓氏中确定名字中的字，有时还需要请档案形成单位的老工人，使作为主要检索线索的档案标题尽可能完整准确，提高目录描述质量。
数据接收量存在的问题
项目验收涉及真实可靠、及时性、可及性和可靠性、扫描数据与目录一一对应、目录描述是否规范、是否有利于检索利用等。在数据验收这个环节，既要保证数量与档案信息的对应，又要保证数据的完整性和质量符合规定。
范，终于方便使用了。我们的做法是在数据的实地验收上采取监督机制，先由监理公司对数据进行100%的检查验收，再由市档案馆对监理公司提交的数据进行抽查，抽查比例为10%。如果发现超过3%的错误，监理公司会重新接受并修改数据。
经过两次验收，在使用过程中会发现一些小问题。较大的有自制标题、拼错的字符和单词识别问题。从这些问题来看，我们认为在验收中，除了抽查之外，还要重点抽查可能出错的数据。反馈问题的结果，从而避免错误的发生。数字档案馆（室）建设是不断拧动档案数字化水平，实现档案电子书集中统一管理，推进档案信息共享工作，充分挖掘档案价值，让档案服务政府、服务公众、服务群众的必要手段。是基础支撑工作，是抢抓档案信息化建设蓬勃发展、发扬光大的难得机遇工匠精神
智能密集架：
智能密集架由底盘和导向方钢组成的地轨组成，根据安装空间的使用情况可分为面式、嵌入式和加强桥式。
底盘采用大梁等薄钢板、横档、柱座等。并且是具有良好刚性的不可拆卸结构。
框架由立柱、隔板、面板、挂板、顶板等组成。为插入式软铆钉铆接结构，可拆卸。
联动装置由手柄链、电机、减速器、电磁离合器、后轮轴、铁轮等组成。
档案密集柜手动:手柄-z2链轮-z48、Z13双链轮-前轴链轮驱动轴旋转-两个滚轴链轮-滚轴旋转-滚轴驱动四个滚轴同步旋转-集中柜移动。在手动操作中，电磁离合器电源关闭并断开，换档链轮空转。
电动，电脑控正时:电机-减速器-齿轮-半轴中间链轮-驱动轴转动-两个辊轴链轮-辊轴转动-辊轴带动四个辊同步转动-密集柜移动，此时手柄（除手柄外）与驱动轴之间的所有密封使工作保障人员。
电动档案密集柜结构由控制部分和机械部分组成。
控制和机械的主要部分分为:
1、驱动:台式电脑、液晶显示器、软件、连接线、控制主板、控制板、电机板、按键板、通讯板、红外板。
2、机械机构:地轨、底盘、车架、变速箱。
