该项目通过更换档案室人工密集柜机，安装智能密集柜，旨在将档案借阅、利用、保密从传统的实体检查向智能控制、网络化管理模式转变，以档案室智能控制系统为平台，结合内蒙古电力科学研究医院档案室库房管理的特点，构建符合档案室库房管理发展路径的智能服务管理模式，打造技术**的档案密集柜。该系统的应用可实现登记信息、文件定位信息的快速搜索、文件密集上架全过程超高质量语音播报、液晶屏智能控制、文件数据资源和信息系统的全文数字化处理，实现条形码技术存取的操作方式，全面提升文件查找、借阅、存储和利用的效率和质量。
研究简介
1.1研究目的
随着医院档案数量的不断增加，现有仓库面积不足，智能集中柜以传统自动化模式运行，能够满足档案合理有序存放的存储和存取需求。项目运营的主要目的是通过改造完善文物库房，结合内蒙古电力科学研究医院档案库房管理的特点，构建符合档案库房管理发展目标的智能化管理模式。文物库房的人工集约化柜体管理是主体，多种管理形式与高效、人性化管理相结合。软件用于实现纸质实体档案的中文文档、书架管理、位置定位、档案保护和安全保护，可以为用户简单直观地借阅和使用提供准确的信息和详细的档案。也为电力局及其主管部门文物仓储企业的智能化和建设提供了样板参考。
1.2研究范围
1.2.1充分利用新档案室的容量，设计一个原理合理的智能货架活动团队，将手动、电动、电脑控制集成到已安装货架的操作中。
1.2.2采用更科学合理的方法在原仓库智能搭建人工文件架，无法实现防磁柜的全部功能。
1.2.3建档仓智能管理系统实现了档案借阅利用和保密从传统的实体咨询向智能服务实体运营和网络化管理模式的转变。
1.2.4实现纸质实体档案的数字化编码管理，实现档案的无序存储和有序管理。
1.2.5开发文件柜管理系统，实现货架管理、中文文献、安全设计、文件保护、位置定位、远程控制等功能。
1.2.6将内蒙古电力科学研究办公系统和综合档案管理系统的数据可靠、完整、安全地导入文物仓库智能管理系统。
1.3预期结果
1.3.1完成科技文物库房密架智能化建设，实现科技档案与文书档案库房分离。
1.3.2完成文书档案仓库智能集约化柜的智能化改造。
1.3.3建立功能全面、功能合理、操作简便的档案智能化时代管理系统。
1.3.4完成档案信息条码编码规则设计，实现档案查询、归还、借阅、利用的条码管理。
研究依据和方法
2.1标准依据和规定
①《档案管理软件功能要求暂行规定》（档发［２００１］６号）；②《纸质档案数字化技术规范》（DA/T３１—２００５）；③《电动密集书架技术条件》(GB/T
1366
7.4—2013年)；④包括计算机安全和维护管理(GB/T14394-200
8）.
2.2研究思路
根据文物库房内手动文件柜的特殊结构，实行机器替代，充分利用新增文物库房的容量安装防磁柜，手动文件柜应满足牢固、安全和易用的要求。利用计算机、计算机网络、条形码等**技术开发文物仓库管理系统智能化，功能需求充分考虑上海电力档案馆库房管理的特点和具体要求，按照强制性标准将科技档案与文书档案仓库科学分离，但数据要共享。
研究思路
档案室智能化管理系统。新安装重新设计的档案货架通过档案柜智能控制的方式配备货物管理管理系统，实现对档案文件的项目级管理、档案台帐管理、库房及档案柜内外湿度显示、超限报警的管控。重点发展涉密文件管理、利用、保护等综合监控功能。
3.1主流技术内容
3.1.1仓库智能柜数字化改造。
(1)手动智能集中柜技术改造，将原有12列手动智能集中柜改造为简易智能集中柜。
②安装一套10个智能直列式智能密集型机柜，合计约71m3。
3.1.2智能控制技术。管理系统采用智能控制方式，具备货架管理、中文文献、基础安全、档案保护、位置定位、远程控制、良好人机对话界面等功能，实现档案文件管理综合管理、利用、保护、仓库及档案柜内外湿度、温度标准、红外个人安防、室内自动照明、烟雾报警等智能化时代。
3.1.3双向通信技术。系统主控制台和集中柜的固定立柱液晶屏具有双向通信设备控制。主控室将访问电子文件的信息发送至各列智能集中柜终端，在各列相关屏幕上清晰显示，并发出提示信号。
3.1.4数字代码技术管理。用条形码扫描仪扫描附在档案袋上的条形码，文件密集架会自动打开，并在架上显示你要找的文件的列号、节号、层号。搁板上的发光二极管指示灯将显示开启和语音指令。通过纸质实体档案的数字化编码管理，可以实现档案的无序存储和有序管理。
3.1.5数字化过程检索技术。根据文件编号、文件类别号、文件标题、文件编号、关键字等查找条件，通过位置信息、语音播报、系统控制等技术，对文件进行及时查找定位，使文件访问更加方便快捷。
3.1.6安全控制技术。利用自适应防挤压安全功能，智能人体可以检测并记住货架上人员的情况，保证人员和设备的安全。
3.2同步数据导入、转换和交互3.2.1办公系统中文账册、39065卷（件）会计档案和40459卷内蒙古电力科学研究医院综合档案管理系统科技档案的数据完整、完整、安全地直接导入新系统，数字档案得到有效利用。
3.2.2规范79，524卷（件）档案目录的处理，包括目录信息提取、目录人工整理、目录子数据库、目录整理排架等。根据年份-分类号-序号，确定数字码的分类规则。收集10000多箱档案数字码和位置码导入数据库，符合数字码编码规则的现场信息直接转换。有效利用扫码机的读取技术，满足档案实现智能化、实现跨平台产品数据交换的需求。
3.2.3SQLServer，采用Oracle大型关系数据库进行数据传输，有系统备份和恢复计划，会记录用户的每一步，并保留完整的日志。
3.3智能施工
3.3.1密集机架系统的结构。文物仓库档案架系统由档案架、密集柜控制系统和智能密集柜远程管理系统组成，实现密集柜状态监控、架位转移控制、档案存取管理等功能。
3.3.2档案智能控制系统文物库房智能控制系统主要具有智能密集架远程监控、温湿度智能管理、灯光效果控制、智能密集柜开架控制、实物档案查询、安全设计控制等功能。，通过触摸屏实现方便友好的自然交互。
3.3.3文物仓库的智能化管理系统。智能档案室管理系统是电密集柜管理系统的辅助控制，与智能密集架连接，实现快速架体运行监控和架体控制等功能。该系统还可以**运行，可以快速、准确、实时、有效地控制系统，任何新功能都可以灵活扩展，而不影响功能的正常使用。提供多终端组网开发接口规范，可以实现与用户现有档案管理系统的平台接入。图1是档案智能管理系统的界面图。
3.4文物库房数字化管理平台基本功能档案室智能技术管理系统采用智能控制模式。
它具有货架管理、中文文献、保护与安全、文件保护、位置定位、手机远程等功能。，实现了物理文件文件管理的利用和保护。
4.1借阅利用查询功能。档案可以通过文件号、文件类别号、文件标题、数字代码、LED屏幕等5种搜索时间进行搜索。结果显示，对应几列、几层、几段，有提示音。计算机检索和查询的应用可以为借阅用户提供准确的信息和详细的档案参考标准。图2条码查询，用条码扫描条码号，自动打开文件密集柜门，并给出语音指令。通过纸质实体档案的数字化编码管理，可以实现档案的无序存储和有序管理。图3LED屏查询，主控系统与智能集成柜固定柱多媒体触摸具有双向调用功能，主控制台将文件存/取信息传输至智能集成柜终端各柱，档案员可通过页面提示信号选择*佳存取方式。
4.2存档、借出和归还。通过管理系统，可以录入档案，整理查询借款信息，如借款人、借款时间、归还记录等。采用条码技术接入的操作方式，检索定位准确，保障了机架电气和操作人员的安全。
3.5系统维护管理通过后台文件库房管理实现开发、维护和管理，这是基于全文查询管理系统的实际数据交互，具有仓库设置、权限管理、信息转换和批量导入导出、权限管理、日志管理等功能。
3.5.1仓库设置。仓库分为两个仓库；**个仓库是科技文物仓库；第二个仓库是文书档案仓库；两个仓库实现了隔空互控。
3.5.2权限管理.权限管理可用于管理用户、管理模块以及借阅和专业维护的数据整理。
3.5.3数据转换和批量导入。①实体文件代码。②建立实体文件的目录级数据库。③向条码数据库系统输入10000多箱文件数字码、位置码数据和信息。
3.5.4系统管理。
3.5.5日志管理。
结论和建议
4.1结论
通过档案室管理系统智能化时代的建设，档案的利用和存储已经从实体管理系统向智能化趋势和智能化管理模式转变。档案馆智能开发管理系统采用智能控制模式，集手动、电动、自动操作于一体。它具有中文文献、货架管理、位置定位、文件保护、条形码存取、安全设计、远程控制等功能。具有美观的人机对话界面，实现了文件文件管理的高度智能化综合管理、利用和保护。
4.2条建议
医院综合体4.2.1内蒙古电力科学研究智能化档案管理系统，原有办公平台档案管理系统和文物仓库管理系统需要系统对接和跨终端客户数据交换，需要研发记录接口。
4.2.2执行文物仓库控制系统的更新计划，定期将导入的新归档材料的元信息从原档案管理系统转换为条形码，整理条形码，并在后台数据库中进行补充，确保数字归档的连续性和内容的准确性。
4.2.3进一步开发档案可视化管理平台，完善系统功能，提升和拓宽平台服务相关能力。
档案密集架：
结构:移动密集柜和固定夹为框架幕墙结构。由20毫米×20毫米方形钢轨、3.0毫米底盘、3.毫米复合立柱、1.0毫米货架、3.毫米侧板、1.0毫米门板、旋转机构、防震装置、防坠落装置、制动装置、防尘防鼠装置等组成。
选材:除底盘、轨道、热轧钢材外，其余均为宝钢(或鞍钢)镀锌钢板，断面类型、机架宽度、机架高度、层数、排数可根据用户需要选择。
轨道有三种类型:地面型、斜板地面型和嵌入式。预埋轨道预留槽底的水平偏差应小于1毫米，轨道全长范围内的偏差不应大于4毫米。框架安装的水平度控制**到1毫米，实现水平、水平和垂直。底组一般可分段移动，加工精度高，对接互换性好，分段范围广，运输、施工、安装方便。
旋转机构采用精密滚子链和轴承。传动灵活流畅，手轮采用新型柔性内置转盘轮，电脑数控系统制作的凹凸板面板更加实用、实用、美观。
每列列车均配有手刹机构，侧列配有锁，进出安全方便。每排触头都装有缓冲和密封件，顶部有防尘板，底部有防鼠装置，因此具有良好的防尘、防鼠、防潮、防火和防震性能。移动密集柜各部分表面经过严格脱脂、酸洗、磷化九道工序，采用静电哑光喷塑处理，耐强环境酸，涂层牢固细腻美观。
智能密集架：
智能密集架由底盘和导向方钢组成的地轨组成，根据安装空间的使用情况可分为面式、嵌入式和加强桥式。
底盘采用大梁等薄钢板、横档、柱座等。并且是具有良好刚性的不可拆卸结构。
框架由立柱、隔板、面板、挂板、顶板等组成。为插入式软铆钉铆接结构，可拆卸。
联动装置由手柄链、电机、减速器、电磁离合器、后轮轴、铁轮等组成。
档案密集柜手动:手柄-z2链轮-z48、Z13双链轮-前轴链轮驱动轴旋转-两个滚轴链轮-滚轴旋转-滚轴驱动四个滚轴同步旋转-集中柜移动。在手动操作中，电磁离合器电源关闭并断开，换档链轮空转。
电动，电脑控正时:电机-减速器-齿轮-半轴中间链轮-驱动轴转动-两个辊轴链轮-辊轴转动-辊轴带动四个辊同步转动-密集柜移动，此时手柄（除手柄外）与驱动轴之间的所有密封使工作保障人员。
电动档案密集柜结构由控制部分和机械部分组成。
控制和机械的主要部分分为:
1、驱动:台式电脑、液晶显示器、软件、连接线、控制主板、控制板、电机板、按键板、通讯板、红外板。
2、机械机构:地轨、底盘、车架、变速箱。
库房综合智能
管理系统
本系统严格按照“严格、合理、可靠、经济、完善”和“无人值班、少人值守”的要求进行设计，具体原则如下：
Ø 系统选型高起点：
★ 技术**性：选用新的专业技术与产品；
★ 系统高可靠性：系统的硬件和软件均采用技术成熟的产品，平均无故障时间均在20万小时以上；
★ 系统运行管理方便：软件系统中文化，操作方便；
★ 设计架构**：系统采用真正的B/S+C/S架构，业内唯一全程WEB支持的监控平台
★ 技术支持能力强：承建单位技术实力强，服务完善；
★ 系统集成度高：系统完美整合了设备实时监控、运行状态、数据查询、深度分析、信息告警等等；
★ 系统交互性好：用户可通过PC及移动终端实时查询系统设备的各种参数与状态，掌握主动权；
★ 系统可扩展性能强：模块化结构有利于扩容与扩展。
★ 高可靠性保证：系统支持双机/多机热备方案，特殊应用没有后顾之忧；
Ø 投资少： 系统选型具有高性能价格比。
Ø 建设时间短：在较短的时间内完成系统的安装调试。
Ø 优质的服务：本着“用户**、服务至上”的原则。
库房恒温恒湿智能控制系统：
★ 温湿度：监测档案库房内重要区域的温度、湿度数值及变化情况。
★ 空调： 监测空调的运行状态，并可实现远程开关机启停控制模式并调节温度阈值及联动等。
★ 除湿加湿一体机： 自动设定一体机湿度，并对一体机运行状态及内部模块实时监测。
库房自动防火防盗报警系统：
★ 门禁管理： 采用进门人脸识别+掌纹识别+刷卡+出门按按钮的验证方式，实现对人员出入情况的管理。
★ 视频图像： 监视库房的实时图像，并进行视频录像。
★ 防盗： 红外探测器，监测档案库房人员活动情况。
★ 防火： 烟雾报警测器，监测档案库房内的火警情况。
库房自动消毒灭菌系统：
★ 臭氧消毒机 监测臭氧消毒机的运行状态及参数，并可实现远程开关机启停控制。
库房环境监测系统：
★ 漏水监测： 区域式漏水， 米漏水感应绳，监测库房内除湿一体机以及墙壁四周有无漏水发生。
★ 毒害气体： 监测库房内部气体是否毒气及空气质量是否超标，并联动消毒机进行空气消毒。
