相对手动密集架而言，资料数量过多就容易整理分类出现错误，一方面耽误时间，另一方面也耽误事情。智能档案柜无序存放，有序管理，放错提示或者可以进行智能查找定位，查找资料也将变得非常容易。
智能档案柜采用手动、电动及电脑控制于一体的光电机电一体化自动密集架，由电脑控制系统、电子控制系统和机械传动控制系统三部分组成，并以人性化设计为理念，智能化控制系统与网络化管理模式为基础，实现宏观自动化控制，自动人体保护，环境调节，对资料的无序存放进行有序的管理，并引导资料提取及网络信息资源的共享。如果出现系统故障、停电等情况，依旧可以手动使用本产品。
一、条形码录入模式
智能档案柜的资料存取时建立在条形码录入和查询来实现的，只要在计算机管理界面输入所需查询的资料，系统会从数据库中进行查询，即可找到我们所需的资料。条形码技术因为成本低、使用方便、输入速度快、准确度高，可以清楚的标记、辨认、定位档案的位置，因此被广泛的使用，在自动识别技术中占有很重要的位置。支持多种数据录入方式，支持查询、统计、导入导出、数据备份、数据恢复、数据整理等。
二、档案查询及检索功能
智能档案柜系统通过网络，根据使用权限和密码，进行多种便捷查询方式查找档案。系统在取得档案的相关信息（如档案号、题名、关键词等） 后，能自动检索出存放位置、档案的描述和详细内容、档案去向 （如已出借、在库中等），并能自动开启或闭合档案柜。一次借阅或归还多份档案时，可同时发放密集架控制系统执行，并自动按照排列次序或优先次序依次打开架体。
三、智能档案档案柜存取档案
档案管理：智能档案柜采用构建数据库的方式来进行档案资料的标示、存入、取出等，只需简单几步即可从大量资料中找到自己所需。存入时仅需简单一录入，即可以存入资料数据库，需要时，仅需从控制面板进行查询。相应的存在资料的一列指示灯和相应层指示灯就会闪烁大大节省了所找资料的时间。
智能密集架：
智能密集架由底盘和导向方钢组成的地轨组成，根据安装空间的使用情况可分为面式、嵌入式和加强桥式。
底盘采用大梁等薄钢板、横档、柱座等。并且是具有良好刚性的不可拆卸结构。
框架由立柱、隔板、面板、挂板、顶板等组成。为插入式软铆钉铆接结构，可拆卸。
联动装置由手柄链、电机、减速器、电磁离合器、后轮轴、铁轮等组成。
档案密集柜手动:手柄-z2链轮-z48、Z13双链轮-前轴链轮驱动轴旋转-两个滚轴链轮-滚轴旋转-滚轴驱动四个滚轴同步旋转-集中柜移动。在手动操作中，电磁离合器电源关闭并断开，换档链轮空转。
电动，电脑控正时:电机-减速器-齿轮-半轴中间链轮-驱动轴转动-两个辊轴链轮-辊轴转动-辊轴带动四个辊同步转动-密集柜移动，此时手柄（除手柄外）与驱动轴之间的所有密封使工作保障人员。
电动档案密集柜结构由控制部分和机械部分组成。
控制和机械的主要部分分为:
1、驱动:台式电脑、液晶显示器、软件、连接线、控制主板、控制板、电机板、按键板、通讯板、红外板。
2、机械机构:地轨、底盘、车架、变速箱。
