实验设备管理档案是通过直接收集整理获得的实验仪器记录，是高等院校工作的重要组成部分设备管理。管理和利用好科研设备档案资源，不仅有助于延长设备的使用寿命，提高设备的利用率，扩大设备的适用范围，而且是高校购置同系列设备的可靠参考和了解设备价值的详细信息源，也为提高高校教育质量、加强科研水平提供了保障。
随着国家对高校资源投入的不断加大和“211”“985”措施的有效实施，高校仪器设备的规模和质量都有了很大的提升，但这也给高校设备档案的管理带来了很大的困难和严峻的考验。高端设备信息不仅有助于高校对自身拥有的资产有准确的了解，还能对设备进行有效的管理和监控。因此，如何正确使高校设备的档案管理工作效率成为目前高校设备管理部门面临的主要课题。
高校设备档案管理的十大问题
（一）设备档案管理工作不规范。大部分高校设备管理采用的是使用院系和设备管理院系的传统管理模式。设备管理部门负责设备的招标、采购、验收、安装等工作，而设备的日常使用、维修和保养则构成各个使用部门。
采购、管理和使用的分离给设备档案管理工作带来了一些困难。虽然采购科研设备时已经建立了相应的仪器档案，但销售部门缺乏使用设备的经验和设备的控制参数和属性，可能导致档案材料不完整、参数要求不准确等。而且仪器设备使用寿命长，从立项到报废，设备和人事档案的运行周期长。在后续使用中，实验室设备的信息无法定期更新，导致设备档案往往不能反映实验仪器的实际情况。
此外，两个部门直接使用工作设备的一线科研专家对设备档案管理工作缺乏足够的重视和了解，缺乏数据管理的专业基础知识，导致科技人员对设备档案管理工作缺乏重视和热情，无法充分利用系统文件资源，导致未能及时将设备使用、维护和维修的详细信息反映在档案中。
（二）设备档案管理制度落后，归档资料整理滞后。各部门虽然出台了国有资源和大型仪器的相关管理制度，但大多缺乏设备档案的规范管理制度，对设备档案资源的价值和潜力认识不充分，管理职责不明确。
不同二级单位对设备档案的管理规定、方式、人员不同，缺乏沟通协调；设备档案管理工作没有标准化的标准和体系，设备档案建立后，谁来负责维护设备档案的内容和功能还不清楚。文件更新计划流程不清晰，检查设备运行过程中产生的数据和原始图像存储不规范。目前大部分高校没有配备专职设备档案管理人员，大部分设备档案管理工作都是由设备管理部门兼职完成。由于工作量大、缺乏档案管理知识、综合服务能力不足、流动频繁等原因，工人容易造成设备档案相关信息缺失或断裂，无法形成良好的技术数据管理机制和机制保障。
（三）设备档案管理数字化程度不高，共享资金效益差。设备档案管理信息化建设是高校设备信息管理的重要组成部分，可以提高设备档案管理工作的效率。但目前国内部分学校尚未完成设备档案信息化建设工作，仍采用手工档案信息、设备卡片等全封闭管理模式，缺乏成熟的设备信息化管理平台，无法实现设备数据的共赢共享。
虽然部分高校建立了设备档案信息化管理制度，但仍存在设备数据滞后、设备数据不完整、设备数据更新不及时等情况。，这导致其他设备数据不完整、不透明，学校内部各部门之间甚至学校之间共享使用设备，设备浪费严重。高校具有设备数量多、种类丰富、分布分散的特点，尤其是大型设备和**设备，存放在不同的二级部门。即使使用校园内的跨部门协作，也需要申请、审批、培训和使用。由于缺乏及时、优秀的设备信息支持，重型设备共享利用率低，操作复杂，数字文件无法及时保存。此外，设备档案管理工作的滞后性和信息化能力低也会导致用户无法及时获取设备数据，破坏设备成果的产出。
提高高校设备管理档案水平的对策
（一）构建潜在设备隐患档案管理制度和标准化管理体系。随着数据时代的到来和“包括互联网”的不断成熟和发展，高校设备管理档案也呈现出丰富化、**化和信息化建设的新变化。高校领导要多关注设备档案管理工作的制度建设，制定切实有效的设备档案管理制度，收集信息，整理、更新、共享和使用设备巡视档案并保密等。为了提高仪器的运行效率，优化生产管理文件，创建现有的设备服务。
设备相关部门负责设备档案的管理，各二级单位负责设备的保管和使用。高校要着手建立设备相关部门与设备使用部门的联动合作，明确设备管理档案的职责，提高设备档案的运行水平和仪器运行效率，强化设备档案管理工作为高校“双**”规划建设提供有效助力。
（二）提高设备的重要性档案管理工作提高人员的专业能力。档案部门是直管设备管理公司文件档案记录的重要成员，高校设备管理档案的新使命对管理人员的管理理念和专业知识技能提出了更高的要求。高校要更加重视设备档案部门队伍建设，通过高层次人才、专业培养等措施加强队伍建设工作。通过有组织的再就业培训、讲座培训、深造等方式，改变设备档案管理管理理念的传统，提升专业知识水平，满足新征程设备档案管理工作的要求。
同时，还要建立设备档案管理的考核和有效激励机制，将设备档案管理工作纳入高校绩效考核。年度考核不仅影响其他人员的收入，还可以与人员职务晋升、职称评定挂钩，鼓励设备档案管理人员提高自身操作水平，认真严谨地完成档案管理工作的安装，提高设备档案的服务标准。
（三）借助“含互联网”，提升设备档案信息化管理水平。传统的设备信息管理，包括系统信息录入、信息更新和信息咨询，都是人工完成的，效率有限。随着“移动互联网”的快速发展和智能化的实现，档案管理信息化建设的进度大大降低。设备的信息采集、整理、更新都进入了智能化、管理信息化、物联网时代。借助存储服务、云共享、智能检索等相关信息技术，可大幅提升设备档案管理工作效率，仪器利用率低。
同时，在“包括互联网”时代，设备文件的共享更加开放，互联网、微信、微博、自媒体等新媒体，服务创新内容和服务需求，搭建服务平台，更大程度适应“互联网平台”时代网络共享的未来趋势，是未来高校设备档案管理工作面临的主要课题之一。
高校要着力建设设备电子档案在线管理系统，开启线上线下协同管理模式。在线资源常用于设备仪器的宣传、介绍、查询和预约，便于实时关注。同时可以授权二级部门设备管理的人员频繁更新设备健康状况，保证在线运行文件的及时性。线下档案保证了设备档案的唯一性和自然性。线上线下有机结合，可以优化运行档案资源配置，规范、精准管理设备效能档案。
国内外设备仪器种类繁多，涉及部门众多。设备档案信息化管理是高校的发展趋势设备管理，这绝对关系到高校的水平和效率设备管理。因此，需要强化制度建设，提升管理人员专业水平，利用网络信息技术等手段，适应高校设备档案信息化管理水平，促进设备档案管理工作高效快速发展。
库房综合智能
管理系统
本系统严格按照“严格、合理、可靠、经济、完善”和“无人值班、少人值守”的要求进行设计，具体原则如下：
Ø 系统选型高起点：
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库房恒温恒湿智能控制系统：
★ 温湿度：监测档案库房内重要区域的温度、湿度数值及变化情况。
★ 空调： 监测空调的运行状态，并可实现远程开关机启停控制模式并调节温度阈值及联动等。
★ 除湿加湿一体机： 自动设定一体机湿度，并对一体机运行状态及内部模块实时监测。
库房自动防火防盗报警系统：
★ 门禁管理： 采用进门人脸识别+掌纹识别+刷卡+出门按按钮的验证方式，实现对人员出入情况的管理。
★ 视频图像： 监视库房的实时图像，并进行视频录像。
★ 防盗： 红外探测器，监测档案库房人员活动情况。
★ 防火： 烟雾报警测器，监测档案库房内的火警情况。
库房自动消毒灭菌系统：
★ 臭氧消毒机 监测臭氧消毒机的运行状态及参数，并可实现远程开关机启停控制。
库房环境监测系统：
★ 漏水监测： 区域式漏水， 米漏水感应绳，监测库房内除湿一体机以及墙壁四周有无漏水发生。
★ 毒害气体： 监测库房内部气体是否毒气及空气质量是否超标，并联动消毒机进行空气消毒。
