随着网络的发展，庞大的视听资料和档案信息并存，但这些数据无法形成有效的档案。因此，利用信息技术对这些复杂的文件进行集中控制，优化文件流转系统，提高运行效率，降低部门能耗成本势在必行。
一、从电子文件向无纸文件过渡
人是保证住房公积金电子数据管理顺利实施的重要因素。因此，员工引进住房公积金首先要引起思想上的高度关注，正确认识住房公积金纸质管理档案的可行性和必要性(住房公积金纸质管理档案既符合中国法制的必然需求，又能保证数据资源的建设和共享，节约管理效率，做好保密工作)。然后，在工作实践中主动出击，以高度的责任感开展后续工作，对住房公积金电子数据管理中遇到的疑难问题进行讨论和总结，结合具体情况采取科学有效的解决方案。
（一）公积金余额行业原纸档案数字化处理规范要求
根据国家档案馆、中央档案馆发布的政府文件要求（如《全国档案信息化建设实施纲要》），制定相应的标准操作:服务外包方承担大型住房公积金无纸化档案管理的，应对外包方资质、流程设置、监督管理制度、生产管理机制、生产管理团队进行检查，并签署相应的保密协议；在住房公积金无纸化文件管理开始前，以文件的文件数据号作为文件标识，并以此作为记录或核对的依据，主动与平台服务商做好记录台帐，相互签字认可；在对住房公积金电子文件进行管理的过程中，强调要满足地区的相关文件管理要求，规范住房公积金文件中目录的内容；监控住房公积金文件的扫描过程；正确填写《档案信息无纸化转换交接信息采集表》；注册扫描的页面；仔细检查每个文件的实际扫描页数是否与归档时填写的页数一致；如果发现任何差异；指出正在调查和处理的措施。住房公积金文件扫描期间；按照人事档案规范重新装订拆除的档案；并确保文件排列顺畅；稳定；可靠整洁。以文件质量标准为依据，对纸质文件质量进行抽样检查，发现不合格的视听资料进行再加工。
（二）电子档案移交、接收和归档规范和标准
为确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，促进注册信息资源的开发，中心需要制定相关的交接、接收和归档规范，明确文件存储格式、在线或线下交接程序、加解密方式、归档方式等。有的公积金中心发现了自己数字档案服务的重要性，在窗口管理过程中，提前收集数据，甚至有的已经接入部门内网，在合适的时间获得了所需的电子档案。要注意实际操作流程:提前整理好所有材料的名称，确保所有流程、业务受理时“牛皮纸袋”对应的材料名称一致；全部电子档案共建共享，员工只需提供一次信息即可注册相关业务；从其他公司共享的电子档案应该有一个共享时间，防止起止时间不同导致数据不一致。
（一）住房公积金无纸化文件管理信息系统令人满意的功能
住房公积金无纸化办公管理档案的建设信息系统无法实现中心的文件档案、声像档案、财务档案、业务档案的数字化扫描、档案设施维护和更加多样化的利用。既能为个人、有偿员工、开发商提供优质便捷的服务，又能科学收集中心历年的住房储备存量档案和目前生成的档案，防范数据管理中的各种潜在风险。
（二）住房公积金无纸化办公数据管理的安全方面信息系统
与档案信息相比，电子信息资料与载体分离，容易被篡改而不留痕迹，如用Photoshop软件处理电子档案图中的关键签名信息。易篡改、易复制、易传输、易伪造的特点，让住房公积金无纸化办公档案管理工作专注于解决安全问题。除了要求住房公积金制作无纸化文件，要求被管理人员具有良好的工作能力、敬业精神和防护安全，接收、归档和收集客户图像（含线上、线下及共享的外单位资料）、初步整理和组装、档案数字化传输、档案数字化处理（数字化质检、审核）、档案数字化交接提醒、文件入库交接、文件归档和文件归档提醒、管理数据文件丢失处理、文件销毁（销毁申请、销毁处理、销毁鉴定、销毁审核）、文件保密、文件损坏处理、文件标识、文件库存管理、文件更新、文件更新跟踪等数据外，文件提醒服务、文件恢复流程、文件利用文件检索（检索号检索、目录检索、案卷检索、联合检索、身份证检索、业务编码检索、时间检索、行政执法查询）、文件借阅、文件存取、文件编研、文件专题组织、文件审核、统计分析报告（工作量统计、借阅统计、调阅统计、入库统计、分类统计）、数字文件导入导出。
工作指令在线指令(档案员可通过执行网络查看所辖服务中心日常管理部门档案柜整理的纸质档案，异常情况可及时纠正)在线市档案室年检、互动专题交流、咨询答疑、公告管理。
除了数据管理、仓库管理、文件柜管理、文件档案管理、数字代码管理、文件管理目录和文件档案管理外，还需要采取必要的计算机和网络手段来保护住房公积金电子文件。笔者认为，公积金缴存纸质人事管理系统应实现“四大功能”，即电子档案及其目录数据库系统的备份和功能恢复功能，电子档案存储状态的监控和预警功能，电子档案真实性、完整性、可访问性和安全性能的检查功能，电子档案的保护功能。CA认证、电子印章和数字水印技术是解决这一问题的基本措施，可以为因保障原创内容权利而引发的纠纷提供证据。
（三）住房公积金无纸化文件的管理信息系统技术性能
住房公积金基于平装的文件管理信息系统将拥有安全合理的数据库系统结构和查询算法。为了保证查询反馈速度不会随着用户和记录的增加而明显下降，笔者认为住房公积金无纸化数据管理信息系统完全满足。
1更新信息可以修改除搜索关键字外的所有字段，并检查数据的可靠性和数值（包含重复性和相似性检查）的可实现性，系统响应控制在5秒以内。
2数据导入可以按照一定的格式自动关联必要的信息，检查数据的可靠性和数值的必要性，响应时间控制在5秒以内。
3存储系统更新到数据库的控制速度在5秒以内。
4查询检索简单查询系统的响应控制在2秒以内，组合查询和复杂查询的响应速度调整在5秒以内，可以对相关文件进行检索和模糊查询。查询系统根据一定的原则进行分类、过滤和存储。
5.数据库的备份和恢复以及数据交互应定期自动执行。数据支持数据库和表的备份和恢复，处理时间控制在一小时以内。
6统计数据挖掘预测的操作时间通常应小于60秒，复杂情况下应控制在3分钟以内。
7并发用户数量>；40
8.将业务分析数据选择和生成的处理时间控制在10分钟以内，在不影响显示进度值和使用量的前提下，将有意义的标签信息嵌入到主机原始数据中。具体来说，有以下几个方面:
1.CA认证和电子印章。主要是保证协会工作人员、参保单位、存款单位在互联网上传输的数据的安全性、真实性、可靠性、完整性和不可抵赖性。一方面，档案通过时间戳、电子签名、电子印章等**手段固化。，从而明确签名主体并保证其真实身份；另一方面通过CA认证，确保有法可依，为解决公积金余额无纸化办公档案带来的法律问题提供了依据。
2.数字水印技术。一方面，住房公积金电子文件的时效性保护。在住房公积金档案信息扫描保存过程中，通过嵌入对修改水印信息非常敏感的脆弱水印或半脆弱水印，可以防止大量文件被篡改。在住房公积金电子档案中嵌入脆弱水印后，当水印信息被非法访问故意破坏时，非常容易检测到档案或水印的内容是否被篡改，并采取必要措施防止住房公积金纸质档案被伪造，使非法访问无法从档案中获取有用信息。另一方面是知识产权保护。网络的共享将使大量的人在线访问住房公积金电子管理文件信息系统，文件资源可能被非法下载、复制和篡改。但是在这个纸质文件住房公积金中嵌入了一定含义的水印信息（如制作单位、签名等）后，我的感官软件很难感知到水印信息，但检测装置灵敏，从而宣告住房公积金是无纸的。
“互联网时代”背景下住房公积金纸质化档案管理工作的发展，不仅可以加强对重要、有价值的电子文件的保护，大大延长住房公积金文件的存储时间，还有助于提升住房公积金文件的消息内容，用户也需要重新查阅电子文件。因此，实现电子档案管理是住房公积金文化事业发展的必然产业，必将为住房公积金事业的可持续发展奠定坚实的基础。
库房综合智能
管理系统
本系统严格按照“严格、合理、可靠、经济、完善”和“无人值班、少人值守”的要求进行设计，具体原则如下：
Ø 系统选型高起点：
★ 技术**性：选用新的专业技术与产品；
★ 系统高可靠性：系统的硬件和软件均采用技术成熟的产品，平均无故障时间均在20万小时以上；
★ 系统运行管理方便：软件系统中文化，操作方便；
★ 设计架构**：系统采用真正的B/S+C/S架构，业内唯一全程WEB支持的监控平台
★ 技术支持能力强：承建单位技术实力强，服务完善；
★ 系统集成度高：系统完美整合了设备实时监控、运行状态、数据查询、深度分析、信息告警等等；
★ 系统交互性好：用户可通过PC及移动终端实时查询系统设备的各种参数与状态，掌握主动权；
★ 系统可扩展性能强：模块化结构有利于扩容与扩展。
★ 高可靠性保证：系统支持双机/多机热备方案，特殊应用没有后顾之忧；
Ø 投资少： 系统选型具有高性能价格比。
Ø 建设时间短：在较短的时间内完成系统的安装调试。
Ø 优质的服务：本着“用户**、服务至上”的原则。
库房恒温恒湿智能控制系统：
★ 温湿度：监测档案库房内重要区域的温度、湿度数值及变化情况。
★ 空调： 监测空调的运行状态，并可实现远程开关机启停控制模式并调节温度阈值及联动等。
★ 除湿加湿一体机： 自动设定一体机湿度，并对一体机运行状态及内部模块实时监测。
库房自动防火防盗报警系统：
★ 门禁管理： 采用进门人脸识别+掌纹识别+刷卡+出门按按钮的验证方式，实现对人员出入情况的管理。
★ 视频图像： 监视库房的实时图像，并进行视频录像。
★ 防盗： 红外探测器，监测档案库房人员活动情况。
★ 防火： 烟雾报警测器，监测档案库房内的火警情况。
库房自动消毒灭菌系统：
★ 臭氧消毒机 监测臭氧消毒机的运行状态及参数，并可实现远程开关机启停控制。
库房环境监测系统：
★ 漏水监测： 区域式漏水， 米漏水感应绳，监测库房内除湿一体机以及墙壁四周有无漏水发生。
★ 毒害气体： 监测库房内部气体是否毒气及空气质量是否超标，并联动消毒机进行空气消毒。
